Une demande de changement de coordonnées bancaires peut sembler administrative : un fournisseur transmet un nouveau relevé d’identité bancaire et la collectivité met à jour son dossier. Pourtant, si la demande est frauduleuse ou mal attribuée, un paiement peut être envoyé sur un compte qui n’appartient pas au créancier. Le risque augmente lorsque l’information arrive par courriel, notamment si un compte de messagerie a été compromis ou si un échange professionnel est détourné. La collectivité a donc intérêt à traiter toute modification de RIB comme une opération sensible, avec des vérifications distinctes de la simple réception du document.
La première précaution consiste à ne pas considérer le courriel reçu comme une preuve suffisante. Une adresse qui ressemble à celle du fournisseur, une signature familière ou un document portant son logo peuvent être copiés ou falsifiés. Il faut comparer les coordonnées avec les informations déjà présentes dans le dossier fournisseur et repérer les écarts : changement simultané de banque, de pays, de raison sociale ou de coordonnées de contact. Une incohérence ne prouve pas une fraude, mais justifie de suspendre la mise à jour le temps d’obtenir une confirmation par un canal indépendant.
Cette confirmation doit s’appuyer sur des coordonnées fiables, connues avant la demande. Un agent peut appeler le fournisseur à partir d’un numéro déjà enregistré dans le dossier ou obtenu par une source institutionnelle vérifiée, plutôt que d’utiliser le numéro indiqué dans le message de changement. Il demande à son interlocuteur de confirmer la modification et consigne la date, le canal utilisé ainsi que le résultat de l’échange. Pour les fournisseurs avec lesquels la collectivité travaille régulièrement, il est utile de rappeler que toute demande de changement bancaire fera l’objet de ce contrôle, sans demander la transmission d’informations confidentielles par téléphone.
La procédure gagne aussi à séparer les rôles. La personne qui reçoit la demande ne devrait pas pouvoir, à elle seule, valider la nouvelle coordonnée bancaire et déclencher un paiement vers celle-ci. Selon l’organisation du service, une seconde personne peut contrôler la concordance entre le nom du titulaire du compte, le fournisseur référencé et les justificatifs obtenus. Le logiciel financier doit conserver une trace de la modification et de sa validation, avec un accès limité aux agents concernés. Cette traçabilité aide à comprendre qui a modifié le dossier et sur quels éléments la décision repose, sans multiplier les contrôles inutiles pour chaque facture.
Les consignes doivent être accessibles aux équipes qui interviennent dans la chaîne de dépense : commande, gestion du fournisseur, comptabilité et paiement. Une procédure courte peut préciser les signaux d’alerte, les moyens de confirmation autorisés, les personnes habilitées à valider et la marche à suivre en cas de doute. Elle doit également indiquer comment réagir si un paiement a déjà été transmis : prévenir rapidement les services concernés et contacter les interlocuteurs bancaires selon les procédures internes. Des exercices simples, fondés sur des exemples de messages suspects, permettent de vérifier que les agents savent interrompre le traitement et demander conseil.
Un changement de RIB n’impose pas de transformer chaque échange avec un fournisseur en enquête. Il demande toutefois un contrôle proportionné, indépendant du message initial et documenté dans le dossier. En définissant à l’avance les responsabilités et les canaux de vérification, la collectivité protège ses paiements tout en évitant les décisions improvisées sous la pression d’une échéance. La fiabilité de la procédure dépend autant de ces règles que de leur application régulière par les équipes.
